対面・電話・ウエブ　それぞれの会議の特徴と活かし方

前回の記事「ウエブ会議で海外案件も短期でまとまりました」でお伝えしたように、ウエブ会議をうまく使うとビジネスのスピードが格段に上がります。しかし、ウエブ会議と一言で言ってもzoomやTeamsなどアプリがたくさんあり、実際の会議でどのように使えばよいかわからないという方も多いようです。

本記事はそんな方のために、「対面・電話・ウエブ」それぞれの会議の特徴を解説します。ご自分の業務内容と照らし合わせて、今回紹介する特徴の活かし方を考えてみてください。よくわからないという方は、無料のテレワーク導入サポートで業務内容に照らし合わせた解説をします。お気軽にお問い合わせください。

以下の表は、コミュニケーション手段の特徴をまとめた表です。

判定内容は、対面・電話・ウエブ、３つの手段の相対評価で、以下のようになります。

◎：とても優れている
〇：優れている
△：やや劣る
×：劣る

会議ごとの特徴
評価項目	対面	電話	ウエブ
情報量	◎	×	◎
複数拠点の接続	×	△	◎
コスト	×	△	◎
導入しやすさ	〇	〇	△

それぞれの評価項目の解説は以下のようになります。

１．情報量

対面会議では直接会ってお互いの雰囲気を感じながら、メモを議事録に起こせるので信頼関係構築と打ち合わせ内容の確認をまとめて行えます。しかし対面会議では、手元に資料をそろえておく必要があります。肝心な資料を忘れると話が進みにくくなります。また、議題以外の雑談から別の商談チャンスが生じたときの対応も、限られることになります。

電話会議では、相手の顔が見えないという点が大きなデメリットとなっています。人情的にも、一度は相手の顔を見ておくというのは、お互いの信頼関係構築に重要なポイントでしょう。また、話した内容を残しにくいという点も、よく問題になります。議事録の作成で、やり取りを何往復もする場合が多くなるのは電話会議の欠点といえます。

ウエブ会議はこれら2つの欠点をカバーできます。ウエブ会議ではオフィスや普段の作業環境からつなぐことが多いので、資料忘れの割合も減ります。クラウドでデータを管理していれば、社内の共有データも使うことができます。

２．複数拠点の接続

最もイメージしやすいウエブ会議のメリットのひとつに、複数拠点の同時接続があります。

対面会議は、参加者の移動時間、費用、拠点の準備など、会議主催者の管理コストも大きくなります。

電話会議は、追加の設備投資をすれば同時多接続ができますが、費用対効果は良くありません。

大勢を一堂に会する必要がある場合、ウエブ会議は最もメリットを発揮するといえるでしょう。

３．コスト(費用、移動時間)

対面会議は交通費と移動時間を必要とします。この点は、コロナ禍で注目を浴びています。大手企業では、月の出張費が15億円も節約できたという話があるほどです。

電話会議は交通費などがかかりませんが、通話料が高くなるデメリットがあります。国際電話では、数十万円以上もかかってしまう事も珍しくありません。

ウエブでは定額契約が多いので、いくら使っても費用は同じで、交通費や移動時間も発生しません。

４．導入しやすさ（導入障壁）

ウエブも欠点はあります。主な問題は、初期設定とネット環境の安定性でしょう。ネット環境の安定性対策については、電話とウエブを組み合わせているアプリ（ベルフェイス）もあります。

弊社のクライアントの中には、パソコンが古くマイクとカメラが付いていない場合もあります。その場合、スマホのsnsアプリとウエブ会議アプリを組み合わせて会議しています。

初期設定についてはパソコンに苦手意識があると難しいでしょう。コインバンク株式会社では、テレワーク導入のサポートと相談者に応じた使い方のコンサルティングを無料で承っております。
 

５．まとめ

コロナ禍で、ウエブ会議が注目を集める中、様々な問題も起こることが考えられます。しかし、2020年から次世代通信規格5Gが始まり、同時多接続の機能が大幅に改善します。大人数のウエブ会議もスムーズに、かつ頻繁に行われるようになるでしょう。 一方で、ウエブ会議が盛んになっても、直接顔を合わせる対話で価値は、しっかりした信頼関係を築くことができます。信頼関係構築の初期の障壁を下げるためにも、ウエブを使ったコミュニケーションの重要性をしっかり把握しておきましょう。